حافظه الکترونیکی


حافظه الکترونیکی 

در این مقاله، دلایل رشد خدمات چکیده نویسی و نمایه‌سازی، پردازش و حروفچینی الکترونیکی این نوع خدمات، مورد بررسی قرار گرفته و با ارائه آمار انتشارات رو به رشد علوم و تکنولوژی، نتیجه گیری شده است که ذخیره‌سازی و جستجوی الکترونیکی اطلاعات، در مقایسه با معادلهای چاپی هم از نظر سرعت بازیابی در سطح بالایی قرار دارد، و هم از نظر اقتصادی در مقایسه با چاپ انتشارات معمول، مقرون به صرفه است. روشهایی که برای جستجوی حافظه‌های الکترونیکی (پایگاههای اطلاعاتی)، از ابتدای پیدایش این صنعت به صورت غیرمستقیم و سپس به شکل مستقیم و با استفاده از استراتژی‌های جستجوی گوناگون معمول بوده، به تفضیل مطالعه شده و به میزان اطلاعات کتاب شناختی و رفرانس رکوردهای ذخیره سازی شده در پایگاههای اطلاعاتی اشاره گردیده است. حاصل این مقاله، نمایانگر این واقعیت آشکار است که، جهت ارائه خدمات اطلاعاتی مورد نیاز دانشمندان و محققان توسط کتابخانه‌ها در مراکز اطلاع رسانی کشورهای جهان سوم، امروزه وجود سرویسهای جستجوی مستقیم، از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. بنابراین لازم است کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رسانی این کشورها با توجه به پارامترهایی که برای برقراری ارتباط مستقیم ON-LINE ارائه گردیده ، هر چه زودتر در این زمینه پیشقدم شوند.

 مقدمه:
در ارتباط با حجم و میزان اطلاعات به ثبت رسیده و ذخیره سازی شده در کتابخانه‌ها (البته، به طور نامناسب)، حافظه الکترونیکی در حال حاضر، یک ابزار اساسی و ضروری تلقی می شود. موضوع تحت پوشش حافظه الکترونیکی را عمدتاً، رشته‌های علوم و تکنولوژی تشکیل می‌دهد. در محتوا، حافظه الکترونیکی نقش مدارک ردیف دوم را ایفا می کند. علت این امر، بطور کلی در منشاء آن نهفته است.
در بدو امر، منظور از حافظه الکترونیکی، ایجاد تسهیلات لازم برای چاپ چکیده نامه‌ها و نمایه نامه‌ها بود. از جنگ جهانی دوم به بعد، یکی از مسائل خدمات چکیده نویسی و نمایه‌سازی این بود که انتشارات علوم و تکنولوژی را سر و سامان بخشیده و آنها را تحت کنترل در آورند. تولید سالانه مقاله‌ها به ترتیب، به این شرح تخمین زده می شود[1]: شیمی 500000، پزشکی 350000، زیست شناسی 350000، فیزیک 85000، مهندسی 85000 و روان شناسی 25000 .
این مقدار اطلاعات، با یک رشد سریع، بیش از توانایی تمام محققان و دانشمندان است که بتوانند حتی از پیشرفتهای مربوط به رشته های تخصصی خود آگاه گردیده و در جریان اطلاعات موضوعی روز قرار گیرند. نتیجه طبیعی و مسلم این روند، رشد روز افزون و ناگهان خدمات چکیده نویسی و نمایه‌سازی با این هدف بوده است که دانشمندان را بدون اینکه هر نشریه ای را به طور کامل بررسی کنند، در ردیایی اطلاعات مناسب،و راهنمایی آنان به منابع مربوط به یاری نمایند. از سوی دیگر، گردانندگان خدمات ثانویه، به نوبه خود پردازش این میزان انتشارات و اطلاعات، و نیز چاپ چکیده نامه‌ها و نمایه نامه‌ها را به مراتب پیچیده، گران و پرهزینه دیدند. این وضعیت در دهه 1950 و اوایل دهه 1960 منجر به پذیرش پردازش و حروفچینی کامپیوتری شد.
به اعتقاد "هانری" مسئله چاپ رفرانسها در مجموعه‌ای از چکیده نامه‌ها، آنهم در کوتاه‌ترین زمان و به طور صحیح، مخصوصاً مناسب یک راه حل کامپیوتری است. وقتی که اطلاعات به فرم الکترونیکی است، فرایند تصحیح و ویراستاری آسان و ساده است، چرا که اطلاعات بر روی کامپیوتر نگهداری می شود، و می‌توان از طریق صفحه کلیدی که به کامپیوتر متصل است آن را معین، و در صورت لزوم اصلاح نمود. همچنین، ذخیر ه سازی، شکل دهی، و بازیابی اطلاعات گوناگون چکیده نامه‌ها-به عنوان مثال لیست الفبایی نویسندگان، عناوین موضوعی و کلید واژه‌ها، کدها و طرحهای رده‌بندی و لیستهای دیگر، مثل پروانه‌های ثبت اختراعات، فرمولها و غیره-وقتی که اطلاعات به فرم الکترونیکی است به مراتب ساده‌تر است. علاوه بر آن، اطلاعات نوارهای مغناطیسی را می توان به چاپگر داده و مستقیما برای تولید برون دادهای چاپی مورد استفاده قرار داد. انواع گوناگون اندازه حروف و فونتها، و طرح بندی و صفحه آرایی متون را تماماً می توان، به وسیله علایمی که توسط یک برنامه کامپیوتری-که در آن میان-نوشته می‌شود تولید کرد[2].
از این رو، نیازها و مسائل اقتصادی مربوط به انتشارات معمول در امر سازماندهی و بازیابی اطلاعات، موجب گردیده است که اطلاعات کامل کتاب شناختی رفرانسها از یک طرف ماشینی گردیده، و از طرف دیگر، این اطلاعات به وسیله کامپیوتر مورد جستجو قرار گیرد.
اکنون پرسشهای احتمالی، عبارت از آن است که: اصلا˜ چرا چاپ؟ چرا نباید دیسک یا نوار مغناطیسی را که اطلاعات بر روی آنها ذخیره می شود، به عنوان فرآورده نهایی بپذیریم؟
لانکاستر Lancaster در خصوص نتیجه احتمالی، شکی باقی نمی‌گذارد. او معتقد است که ما در زمینه اتوماسیون اطلاعات، در یک مرحله موقتی به سر می بریم. مرحله موقتی، مرحله ای است که در آن پایگاههای ازاطلاعاتی کامپیوتر،در کنار پایگاههای اطلاعاتی چاپی قرار دارند. کامپیوتر، برای تولید یک نشر چاپی معمول که به طور سنتی نیز توزیع می‌گردد، مورد استفاده قرار می گیرد. اما، این وضعیت باید تغییر یابد. در زمانی در آینده نزدیک، ما از مرحله تولید الکترونیکی مواد چاپی، به مرحله تولید و پخش الکترونیکی گذر می‌کنیم. این فرایند تکاملی تدریجی، در خصوص تولید انتشارات ردیف اول نیز صادق خواهد بود. اما این سیر تکاملی در زمینه مدارک ردیف اول، چند سالی بعد از رشد و توسعه منابع ردیف دوم صورت خواهد گرفت. به اعتقاد لانکاستر، تا چند سال دیگر، به نظر کاملا״ منطقی می‌رسد که؛ فرض کنیم ارتباطات رسمی در علوم و تکنولوژی، منحصراً الکترونیکی خواهد بود. و یک حرکت اساسی نیز، به سوی ارتباطات غیر رسمی متکی بر حمایتهای ماشینی روی خواهد داد. چنین تغییراتی به نظر می رسد که به وضوح یک ضرورت اقتصادی است[3].
شروع به کار پایگاه اطلاعاتی
حال برگردیم به آغاز و ابتدای کار حافظه الکترونیکی و پایگاههای اطلاعاتی قابل خواندن با ماشین. نخستین حرکت در این زمینه، مربوط است به کتابخانه ملی پزشکی آمریکا[4]. پایگاه اطلاعاتی این کتابخانه به نام "مدلارز"، عمدتا برای تولید نمایه نامه چاپی "ایندکس مدیکوس" طراحی شد. کارشناسان علم اطلاعات، مد لارز را به عنوان (نخستین طرحی توصیف می‌کنند که در یک محیط تولیدی بزرگ، برای حروفچینی فیلمی تحت کنترل کامپیوتر، مورد استفاده قرار گرفت). برای حروفچینی فیلمی ایندکس مدیکوس، لازم بود که رکوردهای کتاب شناختی آثار و مقاله ها به فرم قابل خواندن با ماشین در آیند. با انجام این کار، نه تنها تولید نمایه نامه های چاپی، بلکه جستجوهای گذشته نگر Retrospective Search)) و خدمات اشاعه اطلاعات گزیده "Selective dissemination of "information (SDI=) نیز امکان پذیر بود. مدلارز در سال 1964 به مرحله اجرا درآمد. با راه‌اندازی مدلارز، می توان گفت که تکنولوژی اطلاعاتی آغاز شده بود.


سیستمهای مستقیم و غیرمستقیم [5]
جستجوهای گذشته نگر و خدمات اشاعه اطلاعات گزیده مد لارز به صورت غیرمستقیم (OFF-LINE) انجام می‌گرفت-یعنی روشی که برای جستجو به کار می رفت، عبارت از ساخت پروفایل موضوعی، به فرم قابل خواندن با ماشین بود و رکوردهایی که با علایق پروفایلهای بخصوص مطابقت داشت، چاپ و سپس برای افراد یا سازمانهای ذیربط ارسال می‌گردید. جستجوی گروهی و دسته‌ای، اکنون نیز، به ویژه برای خدمات آگاهی رسانی جاری مورد استفاده قرار می‌گیرد، و از آنجا که پروفایهای موضوعی زیادی را می‌توان در یک جستجوی واحد تطبیق داد، هزینه‌های استفاده بسیار کمتر می‌شود.
روشهای گروهی و دسته‌ای برای جستجوی گذشته نگر رضایت بخش نیست؛ زیرا وقتی ذخیره نوار زیاد شده و رشد پیدا می کند، انجام جستجوی کامپیوتری طولانی، به استثای تعدادی از جستجوهایی که می‌توان آنها را با یکدیگر انجام داد، وقت گیر و غیراقتصادی است. عیب دیگر جستجوی گروهی و دسته‌ای آن است که، جستجوگر نمی تواند استراتژی جستجوی خود را در خلال تجسس اصلاح کند. اگر رفرانسهای بازیابی شده رضایت بخش نباشند، لازم است پروفایل استفاده کننده اصلاح گردد. در چنین حالتی از عملیات، در تحصیل اطلاعات تاءخیر روی می دهد.
بنابراین مرحله بعدی توسعه، تبدیل سیستمها از غیرمستقیم به مستقیم –یعنی "ON-LINE" بود. روشن است که سیستمهای غیرمستقیم برای جستجوی گذشته نگر (لیکن الزاما˜ نه برای اشاعه اطلاعات گزیده) دارای معایب مهمی است. زمان پاسخ برای هر فرد، به ویژه برای استفاده کننده‌ای که در یک پروژه نسبتا طولانی فعالیت می کند. ممکن است رضایت بخش نباشد، سیستم از هیچ نوع توانایی برای جستجوی اتفاقی مدرک (Browsing) برخوردار نیست. در تهیه استراتژی جستجو، جستجوگر بدون اینکه قادر به توسعه استراتژی به صورت محاوره‌ای بوده باشد. کورکورانه عمل می‌کند و بالاخره، استفاده کننده واقعی سیستم (یعنی فردی که نیازهای اطلاعاتی دارد)، قادر به انجام جستجوهای خود نبوده، و لازم است این مسوءولیت را به یک متخصص اطلاعات که با چگونگی سوءال کردن از سیستم آشناست، تفویض کند. سیستمهای "مستقیم" دارای هیچ یک از معایب بالا نیست. در یک سیستم "مستقیم"، استفاده کننده، در ارتباط مستقیم با پایگاه اطلاعاتی و کامپیوتری‌ای قرار دارد که استفاده از آن را ترجیح می‌دهد. ارتباط توسط ترمینالی که به وسیله خطوط ارتباطی به یک کامپیوتر متصل است، انجام می گیرد. از آنجا که این خطوط ارتباطی، می تواند خطوط ارتباطی معمولی باشد، ترمینال را می‌توان از نظر فیزیکی در مسافتهای دور-مثلا˜ چندین کیلومتر دور تر از کامپیوتر-قرار داد. از طریق اشتراک زمانی-(Time sharing) یک سیستم "مستقیم". می‌تواند چندین استفاده کننده را به طور همزمان سرویس دهد. دستیابی به پاسخ، در یک سیستم "مستقیم" فوری و بلادرنگ است. یعنی، سیستم "مستقیم" می تواند به استفاده کننده، خیلی سریع-مثلا˜ در عرض پنج ثانیه یا کمتر- پاسخ دهد. بدین ترتیب، سیستمهای "مستقیم" را می‌توان برای جستجوهایی که استفاده کنندگان به اطلاعات احتیاج فوری دارند به کاربرد (مثل پزشکی که در ارتباط با یک مسئله فوری کلینیکی، به اطلاعات احتیاج دارد.) در حالی که سیستمهای غیرمستقیم در واقع، فقط موقعی برای استفاده کنندگان ارزش دارد که زمان پاسخ برای او به نسبت اهمیت کمتری دارد. علاوه بر آن، جستجوگر در سیستم "مستقیم" می تواند مستقیما با پایگاه اطلاعاتی محاوره کند و استراتژی جستجو را در خلال جستجو تحت قاعده در آورد. اشتباهات تجسسی در یک سیستم "مستقیم" اهمیت زیادی ندارد؛ زیرا این اشتباهات را می‌توان به سرعت تعیین و اصلاح نمود. بالاخره، از آنجا که امکان استفاده از ترمینالها به تعداد کافی وجود دارد، سیستمهای "مستقیم" را می‌توان بدون روش تفویض مورد استفاده قرار داد. یعنی، محققان و دانشمندان که به اطلاعات احتیاج فوری دارند، در صورت علاقه می‌توانند جستجوی خود را شخصا انجام دهند. این یک مزیت مهم است. یکی از مسائل عمده سیستمهای غیرمستقیم، آن است که استفاده کننده ممکن است نتواند، آنچه را که بدان احتیاج دارد، برای متخصص اطلاعات به وضوح شرح دهد، یا متخصص اطلاعات ممکن است در خواست استفاده کننده را به گونه‌ای نادرست تفسیر کند.

پایگاههای اطلاعاتی کتاب شناختی "مستقیم"
تجربه با پایگاه اطلاعاتی "مستقیم"، در اوایل دهه 1960 خصوصا در انستیتو تکنولوژی ماساچوست (MIT) آغاز شد و اواخر دهه 1960، شاهد رشد و توسعه تعدادی سیستمهای مهم، از جمله دیالوگ DIALOG بود. در سال 1971، کتابخانه ملی پزشکی آمریکا نسخه "مستقیم" مدلارز یعنی "مدلاین" را به مرحله اجرا درآورد. تبدیل "مدلارز" به "مدلاین" استفاده از این پایگاه اطلاعاتی در ایالت متحده را از 20000 جستجو در سال به 20000 جستجو در ماه افزایش داد. درست مانند پایگاه اطلاعاتی مدلارز/مدلاین که از یک سیستم انتشاراتی ناشی گردیده و برای تولید نمایه نامه چاپی طراحی شده است، اکثر پایگاههای اطلاعاتی کامپیوتری نیز، از این خصیصه برخوردار می باشند. راهنمای پایگاههای اطلاعاتی کتاب شناختی که توسط "هال" و "براون" گردآوری شده است، به 200 مورد از این نوع اشاره می‌کند. این گردآورندگان، در مقدمه این راهنما یک پروفایل آماری از این بخش از حافظه الکتریکی را ارائه می‌دهند.
"هال" و "براون" محاسبه می‌کنند که (مجموعه ذخیره مستقیم در سال 1981، 70 میلیون رفرانس بود که سالانه در حدود 10 میلیون رفرانس نیز بدان افزوده می‌شود. هر چند که در میان پایگاههای اطلاعاتی، تکرار و تداخل وجود دارد، آنها تخمین می زنند که در حدود 40 میلیون رفرانس بی مانند قابل تجسس "مستقیم" وجود دارد که سالانه 6 میلیون رفرانس بی مانند دیگر نیز، بر این مجموعه اضافه می‌گردد[6]).
نرخ رشد رفرانسها از سال 1968 به این طرف جالب و قابل دقت است. تعداد رفرانسها در سال 1968 کمتر از 25000، در سال 1972، 3 میلیون و در سال 1976، 24 میلیون بود.
"هال"و "براوان" به عنوان بخشی از پروفایل آماری پایگاههای اطلاعاتی کتاب شناختی "مستقیم" تعداد رفرانسها را به این شرح گزارش می دهند: علوم عملی (34 میلیون)، علوم محض (22 میلیون)، پزشکی (10 میلیون)، کشاورزی (5 میلیون)، علوم اجتماعی و آموزش و پرورش (4 میلیون) فلسفه و روان شناسی (635000)، ادیان و الهیات (50000)، زبان شناسی و زبانها (300000)، هنرها و موسیقی (220000) ادبیات (300000) و تاریخ و جغرافیا و زندگی نامه (380000) رفرانس است.
البته صنعت پایگاه اطلاعاتی "مستقیم" مانند صنعت نشر معمول، جنبه تجارتی دارد. دسترسی "مستقیم" به پایگاههای اطلاعاتی از طریق تهیه کنندگان "مستقیم" انجام می‌گیرد: سازمانهایی که پایگاههای اطلاعاتی را براساس موافقت نامه‌های منعقده، از تولیدکنندگان خریداری یا اجاره کرده، آنها را بر روی تسهیلات کامپیوتری خود اجرا می کنند. در آمریکا سه سرویس جستجوی عمده وجود دارد که اطلاعلات را به صورت "مستقیم" عرضه می کنند.


1)Lockheed
2)System Development Corporation
3)Bibliographic retrieval services


در انگلستان INFOLINE, BLAISE و در فرانسه نیز QUESTEL از تهیه کنندگان عمده‌ا‌ند. در اروپا به طور سرویس جستجوی دیالوگ که در کالیفرنیا واقع است، یکی از بزرگ ترین تهیه کنندگان "مستقیم" در جهان است. دیالوگ، در سال 1969 با یک پایگاه اطلاعاتی واحد راه اندازی شد. در سال 1970 تعداد پایگاههای اطلاعاتی آن به 5 و در سال 1975 به 30 پایگاه اطلاعاتی افزایش یافت. اکنون دیالوگ، دارای بیش از صدها پایگاه اطلاعاتی است که، حاوی بیش از 100 میلیون رکورد است. این سرویس، نه تنها رفرانسهای مربوط به بیش از 60000 مجله را در بیش از 40 زبان تهیه می‌کند، بلکه دستیابی به گزارشهای فنی، پایان نامه‌ها، پروانه‌های ثبت اختراعات، مقاله‌های کنفرانسها، کتابها، کتاب شناسیها، جزوات، روزنامه‌ها و اسناد قانون گذاری را امکان پذیر می‌سازد. از دیالوگ، در ایام هفته به استثنای روزهای تعطیل، در بسیاری از کشورهای جهان از جمله ایران، می‌توان به مدت 22 ساعت استفاده کرد.
سرویس BLAISE که عمده‌ترین تهیه کننده "مستقیم" در انگلستان است، در آوریل سال 1977 شروع به کار کرد. این سرویس، از آن جهت حائز اهمیت است که خدمات بازیابی اطلاعات مستقیم را (با استفاده از پایگاههای اطلاعاتی کتابخانه ملی پزشکی امریکا و انستیتو ملی سرطان امریکا) با خدمات فهرست نویسی (که مبتنی بر رکوردهای مارک است) در هم آمیخته است. سرویس BLAISE از طریق کامپیوترهایی که در (Essex) Harlow واقع است، از دوشنبه تا جمعه در خلال ساعات معمولی اداری، سرویس می دهد.
سیستم BLSISE مانند INFOLINE یکی از میزبانهایی است که از طریق Euronet DIANE نخستین شبکه دستیابی "مستقیم" به اطلاعات در اروپا، قابل استفاده است. شبکه Euronet در 9 کشور اروپایی از آخرین تکنولوژی های Packet Switching استفاده می‌کند و تعرفه آن، از نرخهای موجود بین المللی کمتر است، زیرا این تعرفه، فقط مبتنی است بر حجم و زمان، و به مسافت بستگی ندارد. شبکه Diane نامی است که تحت آن، میزبانهای اروپایی (در حال حاضر 23 میزبان) جمع گردیده، و با حفظ استقلال تجاری خود و به طور آزاد در زمینه استفاده و استفاده کنندگان رقابت می کنند.

اصول جستجوهای "مستقیم"
اصول جستجوی "مستقیم" آسان است و به قدر کافی در تعداد رو به رشدی از راهنماها و دستوالعملهای موجود، مورد بحث قرار گرفته است.
جستجو براساس تطبیق اصطلاحات تجسسی و اصطلاحات ذخیره شده در شرح و توصیف مقاله‌های نشریات ادواری انجام می‌گیرد. این اصطلاحات، ممکن است عباراتی مانند Information Retrieval و یا کلماتی مانند Information یا Retrieval باشند. به علاوه، روشهایی وجود دارد که مجهولات را معلوم نموده و تجسس می‌کند. برای مثال، جستجوی Comput تطبیق با تمام عباراتی را که با شش حرف آغاز می شود، انجام می دهد. مثل: Computer systems, Computer, Computing Computable, Computation Computer-aided design, و غیره. همچنین On*line تطبیق را با مفاهیمی مانند: Online on-line و Online انجام خواهد داد. در بعضی از سیستمها، به ویژه در سیستمهای با هوش، روشهایی وجود دارد که تطبیق بخش، یا جزئی از یک واژه را که خصوصا˜ برای نامهای شیمیایی مفید است، امکان پذیر می سازد.
جستجوها ممکن است از نوع سیستمهای FTX و یا با استفاده از ابزارهای کنترل واژگان، مانند اصطلاح نامه صورت پذیرد. جستجوی FTX تجسس به زبان طبیعی است و یکی از روشهای به اصطلاح آسان یا User-friendly است. در این نوع جستجو، آنچه که استفاده کننده لازم است انجام دهد، آن است که صرفا˜ اصطلاح تجسسی را به پایگاه اطلاعاتی وارد می‌کند. در اینجا، لازم نیست از واژگان کنترل شده استفاده شود. حتی اصطلاح تجسسی لازم نیست با یک فرمان، مثلا Find به کار رود. اصطلاح تجسسی فقط در چکیده وجود دارد؛ ولی این هم تفاوتی نمی‌کند. رکوردهای مناسب، قطع نظر از اینکه اصطلاح تجسسی در کجا قرار دارد، بازیابی می شود.
برای جستجوهای FTX مزایای زیادی وجود دارد، اما در موقعیتهای بسیاری نیز، بهتر است از واژگان کنترل شده استفاده گردد. هدف تمام ابزارهای کنترل واژگان، اعم از اینکه سر عنوانهای موضوعی، اصطلاح نامه ها، یا طرحهای رده بندی بخصوصی باشند، عبارت از فراهم آوردن امکانات تخصصی خاص‌تر، و به حداقل رسانیدن ابهام در برخورد با مسائلی از نوع مترادفها است. عیب عمده سیستم واژگان کنترل شده، هزینه ایجاد و نگهداری مجموعه‌ای از اصطلاحها، و هزینه‌هایی است که به دروندهی اصطلاحات در مرحله درونداد مربوط می‌شود. این پرسش که، آیا از واژگان کنترل شده استفاده گردد یا نه، احتیاج به این دارد که این موضوع، در مرحله تاءسیس پایگاه اطلاعاتی مورد بحث قرار گرفته باشد. برای فایق آمدن بر دقت و کوشش مصروف و هزینه ایجاد و نگهداری اصطلاح نامه‌ها، شاید استفاده از بعضی از اصطلاح نامه‌ها یا سر عنوانهای موضوعی موجود در سایر سازمانها-مانند "Mesh" مربوط به کتابخانه ملی پزشکی آمریکا، و "اصطلاح نامه اصطلاحات مهندسی و علمی "مربوط به وزارت دفاع آمریکا-مفید باشد. البته، بسته های نرم افزاری فراوانی نیز وجود دارد که هدف آنها، نه تنها ارائه نظام کاملا˜ یکپارچه ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات به طور "مستقیم" ؛ بلکه تهیه اصطلاح نامه و نیز انجام خدمات اشاعه اطلاعات گزیده است. بسته‌های نرم افزاری CAIRS, ASSASSIN, ADILIB از آن جمله است. در راه اندازی پایگاه اطلاعاتی، چنانچه استفاده از واژگان کنترل شده، مبنای فعالیت سیستم قرار گیرد. توجه به دروندهی اطلاعات به طور یکدست و صحیح، بسیار ضروری است. یکی از راه های حفظ یکدستی، نگهداری فایلی از رکوردهای مستند است. موضوعها و واژه‌هایی که از رکوردهای جدید به سیستم وارد می‌شود، با فایل مستند تطبیق می گردد، تا یکدستی حاصل شود و فقط یک شکل از اسم یا موضوع مورد استفاده قرار گیرد. برای حفظ یکدستی و یکپارچگی تمام رکوردها، لازم است که فایل مستند، بهنگام و روز آمد نگهداری شود.
در جستجوهای "مستقیم" معمول این است که جستجو با حضور استفاده کننده (که دارای تخصص موضوعی است) و کتابدار (که دارای تجریه استفاده از سیستمهای "مستقیم" است) انجام پذیرد. در این زمینه، کتابچه دیالوگ، یک کتابد ار آموزش دیده را بهترین انتخاب برای انجام جستجوهای اطلاعاتی می داند.

هزینه جستجوهای "مستقیم"
هزینه هر نوع جستجوی اطلاعاتی در هر شکلی، همیشه حائز اهمیت است. در جستجوی "مستقیم"؛ پایگاه اطلاعاتی هزینه خدمات را به آسانی مشخص می کند. در مقابل، محاسبه هزینه‌های خدماتی یک کتابخانه معمول، بر روی هم از نظر تقسیم هزینه ها جهت هر یک از استفاده کنندگان، بسیار مشکل و وقت گیر است و مستلزم انجام محاسبه در پرداختها، خرید مجموعه‌ها، تجهیزات، مواد مصرفی و خدماتی و بسیاری از موارد دیگر است[7].
هزینه جستجوهای "مستقیم"، شامل هزینه های مربوط به پایگاه اطلاعاتی، ارتباطات از راه دور، و هزینه‌های مربوط به چاپ رفرانسها است. راهنماها و دست نامه‌های هر یک از سرویسهای جستجوگر میزان هزینه‌ها را به وضوح روشن می سازد (میزان هزینه‌ها در سالهای گوناگون متفاوت است. مثلا˜ در اوایل دهه 1980 یک جستجوی ده دقیقه‌ای بین 8 تا 15 دلار هزینه بر می‌داشت)2.
نتایج یک بررسی به عمل آمده در انگلستان، نشان می‌دهد که (هزینه جستجوهای مستقیم برای استفاده کنندگان انگلیسی از سرویس دیالوگ (هم هزینه‌های پایگاه اطلاعاتی و هم هزینه‌های مربوط به ارتباطات از راه دور، به استثنای هزینه‌های پرسنلی) 75 پوند در هر ساعت، و سرویس BLAISE 40 پوند در هر ساعت بود. به عنوان یک قاعده، اکثر استفاده کنندگان انگلیسی برای هر دقیقه یک پوند و به طور متوسط برای سرویسهای جستجوگر موجود در منطقه رقمی بین 20 تا 30 پوند را هزینه می کنند1.
درایران، کتابخانه منطقه‌ای علوم و تکنولوژی شیراز که به سرویسهای جستجوگر مهم دنیا، از جمله دیالوگ دسترسی دارد، هر دلار هزینه جستجو را حدود 1000 ریال محاسبه می کند. کتابخانه منطقه‌ای علوم وتکنولوژی شیراز برای هر دلار 600 ریال سوبسید می‌دهد و هزینه ارتباطات از راه دور و هزینه‌های پرسنلی را به حساب نمی آورد.
با وجود امتیازات فراوانی که برای جستجوهای "مستقیم" وجود دارد، تجربه این کتابخانه نشان می‌دهد که استفاده کنندگان ایرانی ترجیح می دهند که، استفاده از این سرویس اطلاعاتی رایگان باشد. موضوع پرداخت هزینه برای مصرف کنندگان اطلاعات در حال حاضر یک مسئله عمده است. البته دانشگاه شیراز مسئله دستیابی به خدمات "مستقیم" را در خصوص طرحهای تحقیقاتی مصوب اعضا هیئت علمی و پایان نامه‌های دانشجویان دوره‌های عالی، با تخصیص اعتبار ویژه حل کرده است. با این همه، بیشتر استفاده کنندگان، چه در سطح دانشگاه شیراز و چه در سطح کشور، هنوز پرداخت هزینه استفاده را در مقابل دریافت اطلاعاتی که میزان مناسب، بهنگام بودن، و درستی آن در یک سطح بسیار بالا قرار دارد، نپذیرفته‌اند.


مزایای خدمات جستجوی "مستقیم"
در حالی که هزینه خدمات جستجوی "مستقیم" قابل تامل است، درباره کارایی این نوع خدمات اتفاق نظر کامل وجود دارد. مزایای عمده خدمات جستجوی "مستقیم" به قرار زیر است: 1-دسترسی آسان و سریع به پایگاههای اطلاعاتی گوناگون که بسیاری از آنها ممکن است به طور محلی در دسترس نباشد.
2-دسترسی "مستقیم" به اطلاعات پیرامون افراد، سازمانها فرآورده ها، خدمات، موضوعها، داده‌ها و غیره.
3-دستیابی به بعضی پایگاههای اطلاعاتی که برای آنها معادل چاپی وجود ندارد.
4-انجام جستجوگرهای گذشته نگر، تهیه کتاب‌شناسیها و فهرستهایی از ارجاعات یا رکوردها.
5-انجام خدمات اشاعه اطلاعات گزیده برای افراد و سازمانها.
6-انجام جستجوهای سریع‌تر، کامل‌تر و کارآمدتر در مقایسه با روشهای سنتی چاپی.


برقراری خدمات اطلاعاتی "مستقیم":چرا"مستقیم"؟
برای بعضی از افراد، استفاده از شیوه‌های سنتی و شاید در صورت ضرورت، استفاده از خدمات تجارتی "مستقیم" از طریق واسطه‌ها، معقول به نظر می رسد. مسئله آن است که آیا این همه هزینه خرید تجهیزات خاص، هزینه تربیت کارکنان، و هزینه راه اندازی سرویس با ارزش است؟ چهار شیوه برای بررسی این موارد وجود دارد:
الف) اطلاعات: سرویسهای اطلاعاتی "مستقیم" اکنون اطلاعات یا ارجاعات مربوط به اطلاعات را که از هیچ منبع دیگری قابل دسترسی نیست و یا به سختی از جاهای دیگر به دست می آیند فراهم می آورند. سرویسهای جستجوهای "مستقیم"، کلیه دستیابی به ده‌ها میلیون مقاله، رکورد، و اسناد در زمینه‌های مختلف موضوعی به حساب می آیند. نظامهای موجود، در حال حاضر دسترسی به نیمی از نوشته‌های علمی و فنی منتشر شده را (بیش از یکصد میلیون رکورد) امکان پذیر می‌سازند. آیا با دستیابی‌های محدودی که در کشور با آن رو به رو هستیم، می توانیم به چنین اطلاعات گسترده‌ای دسترسی پیدا کنیم؟ ب) فرایند جستجو: خدمات جستجوی "مستقیم"، به طور موثر می تواند ده‌ها میلیون رفرانس یا داده را در عرض چند دقیقه، با استفاده از استراتژی‌های جستجوگر، مورد بررسی قرار داده و موارد مناسب و یا مورد علاقه را نشان دهد. این مهم، از هر طریق دیگر، عملی دشوار و خسته کننده خواهد بود. با این وضعیت، آیا هنوز هم می‌توان به روشهای سنتی کند، یعنی جستجو در تعداد بی‌شماری از نمایه نامه‌های چاپی، تاکید کرد؟
ج)رقابت: تحقیق و توسعه در کشورهای پیشرفته، خدمات جستجوگر خود را در اختیار دارد. آیا ما می‌توانیم پیشرفت علوم و تکنولوژی را انحصارا در دست کشورهای پیشرفته ببینیم؟
د) فرایند تکاملی: مسلم این است که ما وارد عصر جدیدی از اطلاعات شده ایم. خدمات، رشد پیدا می‌کنند و بیش از پیش پیچیده و در عین حال موءثرتر و کارآمدتر می شوند. طریقی که افراد به اطلاعات دسترسی می یابند و آن را مورد استفاده قرار می دهند، بخشی از طریقی است که آنها به کار می‌برند. و تکنیکهای جدید را نمی‌توان یک شبکه و به سرعت پذیرفت. بنابراین، آیا لازم نیست که حرکتی همگام و تکاملی و هماهنگ با این پیشرفت داشته باشیم؟
هر کتابخانه یا سازمانی، باید به این سئوالات پاسخ دهد. بعضی از کتابخانه‌ها، به ویژه کتابخانه‌های کوچک‌تر، به خاطر ماهیت کار خود ممکن است بدون دسترسی به خدمات "مستقیم" به حیات علمی و فرهنگی خود ادامه دهند؛ اما برای بسیاری از کتابخانه‌های بزرگتر، مسئله "مستقیم" مسئله‌ای است که از نظر زمانی با امروز و فردا سر و کار دارد.


ارتباط "مستقیم" چگونه حاصل می شود؟
اجزای راه اندازی یک سیستم "مستقیم"، مشتمل است بر: تجهیزات، نرم افزار، ارتباطات از راه و حصول توافق با میزبانها، مفهوم این عبارت آن است که پیش از برقراری ارتباط "مستقیم" باید:
یک) نسبت به انتخاب، سفارش یا خرید و نصب تجهیزات و آموزش عملیات (ترمینالها، یا میکرو کامپیوترها، چاپگرها، و احتمالا نرم افزارها) توجه شود.
دو) نسبت به انتخاب، کاربرد، و نصب خط تلفن، خطوط خاص، شبکه ها و نیز خرید "آکوستیک کوپلر" و "مردم" توجه خاص مبذول گردد. در این بخش، لازم است توجه شما را نسبت به عقد قرار داد با میزبان جلب کنیم. استفاده کنندگان یا مشتریان احتمالی، معمولا˜ فرمی را دریافت و برای هر یک از میزبانها که دستیابی بدان مورد احتیاج است، آن فرم را تکمیل می‌کنند. فرم درخواست، اساس قرار داد میان دو طرف را تشکیل می‌دهد. این فرم، محدودیتهای سرویس و شرایط استفاده-از جمله قبول شرایط پایگاههای گوناگون –را توصیف می‌کنند. معمولا قرار داد، شامل هر نوع تغییراتی می‌شود که میزبان ممکن است هر از گاهی اعمال نماید. اگر معلوم نباشد برای شروع کار کدام میزبان مناسب و بهتر است، و یا میزبان بهتری در نظر باشد که می‌توان بر خدمات موجود علاوه کرد، باید به راهنماییهای افراد یا موءسساتی که مسائل مشابه را حل کرده‌اند، توجه نمود. در زمینه پرداخت هزینه‌ها، باید مراقبت خاص نمود: مثلا˜ گذاشتن سپرده، حداقل هزینه، و تخفیفهای ارائه شده. به هر حال در این زمینه، شایسته است با سرویسی شروع کنید که بیشترین استفاده را از آن انتظار دارید